Hoe organiseer je een zakelijk evenement dat eruit springt?

6 tips om van jouw evenement een succes te maken

Iedere dag zijn er wel zakelijke evenementen te vinden waar je naartoe kunt. In deze blog geeft onze event lead Eddie een paar tips over hoe jouw event een succes wordt.

Veel mensen onderschatten de organisatie van een zakelijk event. Als je zelf een zakelijke bijeenkomst wilt organiseren moet je concurreren met vele anderen, en dat maakt het lastig. Je hebt een mooie locatie, goede sprekers en een relevant thema, maar je mist het belangrijkste: bezoekers. Hoe zorg je dat jouw zakelijke evenement wel een succes wordt? Door betere events neer te zetten! Het belangrijkste hierbij is het maken van een goed plan.

  1. Stel een realistisch evenementbudget op

Dit klinkt misschien een beetje voordehand liggend, maar toch zie ik vaak dat men zich nog wel eens vergist in de kosten van een goed evenement. Dat betekent niet dat je met een klein budget geen goed event neer kan zetten, maar daar heb je soms een beetje creativiteit voor nodig of je moet concessies doen. Alle volgende punten die hier opgenoemd worden zijn afhankelijk van je budget.

2. Doel van evenement

Bedenk als eerst het doel van het evenement? Wil je een product lanceren, een lustrum vieren of misschien wil je een evenement organiseren waar men kan netwerken? Wil je het gebruiken om leads of naamsbekendheid te genereren voor je bedrijf, of wil je aan het evenement zelf verdienen?

Alle bovengenoemde doelen hebben een hele andere insteek nodig hebben en dat is een van de eerste dingen waar wij naar kijken. Wil je bijvoorbeeld een product launch combineren met een leuke netwerkborrel? Hou er dan rekening mee dat er tijdens het netwerkgedeelte niet continue muziek hard aan staat en dat er tijdens de productpresentatie bijvoorbeeld geen drankjes uitgedeeld worden.

3. Sfeer maken

Wil je bijvoorbeeld een zakelijke sfeer of een informele ambiance? Een open en toegankelijke of een exclusieve sfeer? Wij denken bij ieder evenement goed na over de uitstraling. Dit bepaalt namelijk, in combinatie met het doel, de keuze van de locatie. Als je een zakelijk evenement wilt neerzetten met een informele sfeer dan is het wellicht een beetje overdone om een kasteel te huren met lakeien bij iedere tafel.

4. Kies je locatie

Na het bepalen van de doelstelling en de sfeer is het tijd om een locatie te kiezen. Ik vind het leuk om hierbij een beetje out-of-the-box te denken. Locaties die normaal niet worden gebruikt voor events zijn hierbij ook zeker een optie, een bedrijfshal, een zeilschip – niets is te gek.

Zelf hebben we bijvoorbeeld ons project PIM gelanceerd in de Koepel van Haarlem, een voormalige gevangenis. Het was een informele en toch fancy lancering van een dienst met circulariteit hoog in het vaandel. Hoe mooi is het dan dat je een in onbruik geraakt gebouw kan inzetten voor andere mooie doelen.

Deze aanpak zorg wel ook voor uitdagingen. Techniek en voorzieningen moet je van buiten halen, dat kost geld, tijd en moeite. Ook op normale evenementenlocaties kan je hele mooie dingen neerzetten. Bedenk dus goed wat bij de sfeer en het doel van jouw event past.

5. Datum prikken!

Datum en tijd zijn allesbepalend. Check goed de agenda’s of je voorkeurdatum niet toevallig op een feestdag of in de vakantie valt. De keuze voor een specifieke datum en tijd is essentieel voor de opkomst op jouw zorgvuldig geplande evenement. Het zou natuurlijk zonde zijn als je rekent op honderd aanwezigen en er komen maar twintig man. Overigens kan dit ook heel geslaagd zijn, maar wel zonde van je tijd 😉.

6. Alles geregeld? Uitnodigen maar!

Zodra je bovenstaande punten hebt afgestemd is het tijd om bezoekers uit te nodigen. Hiervoor heb je talloze kanalen: je eigen website, e-mails, nieuwsbrieven van partners, advertenties, posters, commercials: de mogelijkheden zijn eindeloos. Denk dus goed na over hoe je de mensen die je op jouw event wilt hebben bereikt.

En dan komt de grote dag. Alles wat jij bedacht hebt moet nu tot uiting gaan komen. In een latere blogpost zal ik terugkomen op hoe je van jouw grote dag zelf ook een succes kunt maken, dus houd onze socials in de gaten!

Nog een paar pro tips:

·       Kosten besparen? Kijk of je in ruil voor een professionele wederdienst wat van de prijs af kan snoepen.

·       Benader je netwerk persoonlijk en vraag ze of ze jouw event willen delen.

·       Delegeer! Je kunt niet alles zelf doen of overal tegelijk zijn. Verdeel het werk dus over goed en geef anderen hun eigen verantwoordelijkheid.

Volg deze tips en de voorbereiding van jouw event moet een succes worden.

- Eddie van Eeken

Wij kunnen je helpen bij het opzetten van allerlei soorten professionele events. Neem gerust contact op!

 

 

Eva Kleingeld